Tecnologicamente: E-mail

Simplesmente não resisti! Tinha que transcrever essa matéria aqui porque o que foi dito é uma realidade terrível, mas que muitas pessoas ainda não se deram conta.

Que o e-mail é um grande problema corporativo ninguém duvida, mas você já parou para observar quantas pessoas no ambiente corporativo têm hábitos nada produtivos com eles (o que faz a situação piorar ainda mais)?

Em uma das pesquisas que a minha empresa conduziu, descobrimos que o brasileiro gasta em média três horas por dia para lidar com os seus e-mails, o que pode ser um tempo mal aproveitado caso as pessoas não saibam lidar com as mensagens de forma adequada.

Mas será que você é a pessoa que tem maus hábitos de e-mail na empresa e acaba gastando desnecessariamente o tempo de seus colegas por causa disso? Se você se encaixar no perfil abaixo, pode se colocar no papel de “E-MALA”. Veja abaixo alguns sintomas clássicos:

Mister Urgência – Se todos seus e-mails são para ontem, se tudo que você manda é imediato e precisa ser feito na hora, se você liga depois de enviar um e-mail e pergunta se a pessoa viu seu e-mail urgente, existe algo errado com seu planejamento pessoal e sua rotina diária.

Caixa de Entrada lotada – Todo e-mala possui mais de 100 e-mails na Caixa de Entrada. Em geral é a pessoa que vive comentando que não recebe os e-mails dos outros, que pede informações que chegaram no e-mail, mas ele não sabe pois não leu ainda. É comum também demorar um tempão para achar uma mensagem no meio de tantos e-mails não lidos ou mal organizados.

Copia todos – É sempre melhor que todos fiquem sabendo do assunto do que apenas um, certo? Talvez lá na escola você adorasse que todo mundo parasse para ouvir suas histórias, não é? Em geral, também gosta muito de responder a todos, pois é o botão maior no Outlook e ele sempre salta no seu clique.

Assuntos bizarros – O conteúdo do seu e-mail fala sobre o resultado da última reunião de diretoria, mas o assunto é algo do tipo: “O gato subiu no telhado” ou qualquer coisa do gênero. Em um e-mail o assunto deve resumir em uma frase o conteúdo do mesmo e não ser uma frase criptografada que até um hacker teria dificuldades em decifrar.

Correntes – O e-mala adora mandar correntes com frases bonitas, apresentações divertidas, vídeos engraçados, tem medo que caia sua orelha ou que Deus fique bravo com ele se a mensagem não chegar a 20 pessoas pelo menos.

E-mails sem ação – A maioria dos e-mails é composta de informações e ações que devem ser tomadas, mas o e-mala só sabe passar a informação e deixa os próximos passos indefinidos ou ambíguos.

E-mails longos – Todo e-mala tem o DNA do mala clássico, que você sempre evita. Adora ficar falando horas sem ter muito o que agregar e que sempre acaba atrapalhando. Isso aplicado no e-mail cria mensagens muito extensas, sem objetividade e chatas de ler. O ideal é manter um e-mail com menos de quatro parágrafos (aproximadamente 1000 caracteres).

Estas são as características mais marcantes do “E-MALA”, o que não significa que se você tem apenas uma ou outra característica, não possa se tornar um no futuro. Pense a respeito e evite que isso aconteça.

Por Christian Barbosa
Fonte: Revista Mulher Executiva/ed.5

Uma ação que adotei para não me perder com tantas informações supérfluas, foi o seguinte:

- Meu e-mail comercial só divulvo para pessoas relacionadas.

- Tenho um e-mail pessoal que abro no máximo duas vezes ao dia, isso quando estou esperando alguma resposta importante, caso contrário abro a noite.

- Não leio mensagens de corrente ou apresentações em ppt.

- Bloqueio remetentes que desconheço.

- Peço para remover meu endereço de e-mail marketing que eu não tenha me inscrito. Isso é uma praga, aparece um monte e mando para a caixa de spam.

- Nunca abro links, a menos que saiba do que se trata.

- Periodicamente mando uma mensagem a todos os meus contatos pessoais explicando para não me mandarem mensagens cujo conteúdo não seja importante, muito menos correntes e amenidades porque não tenho tempo de ler. Isso ajudou muito.

- Quando acontece de alguém do âmbito profissional me mandar e-mails que não tenha algo a ver com o trabalho, delicadamente peço para usarem o meu pessoal, para essa finalidade.

Com essas ações administro bem a minha correspondência e otimizo o meu tempo, que já é tão escasso.

Beijin